YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜNÜN GÖREV VE YETKİLERİ

BÖLÜM – 1
GENEL HÜKÜMLER

AMAÇVE KAPSAM:

MADDE 1- Bu Yönetmelik, Yazı İşleri Müdürlüğü’nün Kuruluşu, Görev Yetki ve Sorumlulukları ile Çalışma  Usul ve Esaslarını kapsar.
YASALDAYANAK:

MADDE 2-
Bu Yönetmelik; 5393 sayılı Belediye Kanunu ve ilgili diğer mevzuata dayanılarak hazırlanmıştır. 
KURULUŞ:

MADDE 3-
Yazı İşleri Müdürlüğü bir Müdür ve yeteri kadar üst sorumluya bağlı olarak görev yapan personelden oluşur.

TANIMLAR
:

MADDE 4-
Bu Yönetmelikte geçen;
Başkan       : Akyaka Belediye Başkanını
Belediye     : Akyaka Belediyesini
Başkanlık    : Akyaka Belediye Başkanlığını
Müdürlük     : Yazı İşleri  Müdürlüğünü
Personel     : Yazı İşleri  Müdürlüğünde görevli personeli
Meclis         : Akyaka Belediye Meclisini
Encümen     : Akyaka Belediye Encümenini
Komisyon    : Akyaka Belediyesi  İhtisas Komisyonlarını ve Denetim Komisyonunu
Birim           : Akyaka Belediyesindeki Müdürlükleri ifade eder. 

BÖLÜM  ll

GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLAR

YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜNÜN GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLARI:

MADDE 5
:  Yazı İşleri Müdürü görev ve hizmetlerinden ötürü Belediye Başkanına karşı sorumlu olup,
a)- Bu yönetmelikte belirtilen müdürlük hizmetlerinin ilgili mevzuata uygun, etkili, ekonomik ve verimli yürütülmesini sağlamak.
b)- Müdürlüğün görev alanına giren konularla ilgili mevzuatı, yargı kararlarını ve yayınları takip etmek,
c)-Müdürlük görevlerinin kapsamına giren bütün işleri sevk ve idare ederek gereken denetimleri yapmak. 
d)- Disiplin ve sicil amiri sıfatıyla ilgili yönetmelikler çerçevesinde hareket etmek ve ilgili personele sicil notu vermek.
e)-Personelin özlük işlemlerinin yürütümünü sağlamak.
f)- Müdürlüğün çalışma planlarını, faaliyet raporlarını, performans değerlendirmesini esas olacak rapor ve istatistiklerin oluşturulması; süreç analizleri, uygulamaya ilişkin değerlendirme ve sonuçlar üretilerek uygulamaya geçirilmesi çalışmalarını yürütmek.
g)- Müdürlüğün genel iş yürütümü konularında ilgili ve yetkili mercilere müdürlük görüşü hazırlamak.
h)- Müdürlüğün gider bütçe taslağını hazırlamak, katılımcı bütçe çalışmaların katılmak, vizyon ve stratejilere uygun yatırım programlarını hazırlamak.
ı)- İhale yetkilisi olarak ilgili yasada belirlenen iş ve işlemlerin gerçekleştirilmesini sağlamak.
i)-Çalışma alanına giren ve Başkanlık Makamınca verilen diğer görevleri yapmak ile görevli ve yetkilidir.

BELEDİYE MECLİSİ :
MADDE 6
:
a)-Meclise ait yazıları hazırlamak, gelen evrakları defterine kaydedip sonuçlarını ilgili sütunlara işlemek.
b)-Meclis gündemini çoğaltıp üyelere dağıtmak, gündemde bulunan dosyaları düzenlemek, bu dosyaları gündem sırasına göre numaralayarak gündem dosyası oluşturmak ve meclis başkanlığına sunmak.
c)- Meclisse ait yazı ve kararları yazmak, düzenlemek, imza işlemlerini tamamlamak; tutanak özetlerini ve onaylanması gereken meclis kararlarını Mülki İdare Amirine göndermek kesinleşen kararları ilgili birimlere bildirmek.
d)- Meclis Üyelerinin huzur haklarının puantajını yaparak tahakkuku için ilgili Müdürlüğe göndermek,
e)-Yazılan meclis kararlarının meclis başkanı ve katip üyelere gecikmeksizin imzalanmasını sağlamak,
f)-Meclis Karar Defterini düzenli bir şekilde tutmak,
g)-Meclis üyelerine ait devam cetvellerini oturumdan önce meclis başkanına teslim etmek ve oturumdan sonra teslim alarak saklamak,
h)- Meclise ait karar ve tutanak asıllarını düzenli ve güvenli şekilde saklamak,
ı)-Meclis gündemlerini saklamak,

 BELEDİYE ENCÜMENİ:
MADDE 7:

a)-Encümene ait yazıları hazırlamak, encümen evrakını karar defterine kaydedip, sonuçlarını ilgili sütunlara işlemek,
b)-Gündemde bulunan dosyaları düzenlemek, bu dosyaları gündem sırasına göre numaralayarak gündem dosyası oluşturmak ve encümen başkanlığına sunmak,
c)-Encümene ait yazı ve kararları düzenlemek, imza işlemlerini gecikmeksizin tamamlatmak,
d)-Encümen karar defterini düzenli bir şekilde tutmak, seçilmiş üyelerden toplantıya katılmayanların mazeret gerekçelerinin yazılmasını sağlamak,
e)-İmza işlemleri tamamlanan kararları gecikmeden ilgili birimlere göndermek,
f)-Encümen gündemlerini saklamak,
g)-Encümen üyelerinin huzur haklarının puantajını yaparak tahakkuku için ilgili müdürlüğe göndermek,
h)-Diğer birimlerden encümene gelen ve ilgili mevzuata uygun olmadığı düşünülen istemler için gerektiğinde Hukukçu görüşünü almak, en uygun biçimde ve tamamlanmış olarak encümene sunmak.

GENEL EVRAK İŞLERİ:
MADDE 8:
a)- Her gün belediyemize vatandaşlardan veya  normal posta, APS, adli tebligat, özel kargo şirketleri yoluyla gelen veya resmi kurumlardan zimmet karşılığı elden gelen dilekçe ve evrakların tasnifini yapıp, dilekçe veya Resmi Gelen Evrak Kayıt Defterlerine kayıt numarası vermek suretiyle kayıtlarını yaparak, evrak içeriğine göre ilgili makam ve müdürlüklere imza karşılığı akışını sağlamak,
b)- Çeşitli kurumlardan gelen, üzerinde “gizli” ibaresi bulunan evrakları gizli Gelen Evrak Zimmet Kayıt Defterine kayıt numarası vermek suretiyle kaydedip ilgili makam ve müdürlüklere imza karşılığı akışını sağlamak,
c)- Belediyemize ait elektrik, telefon, cep telefonu, internet abonelikleri fatura ve mahsuplarının ilgili makam ve müdürlüklere fatura Zimmet Defterine kaydetmek suretiyle imza karşılığı akışını sağlamak,
d)- Üzerinde belediyeye hitaplı ancak evrak niteliği taşımayan posta çekleri, tarafımıza iade edilen iadeli taahhütlü zarflar v.b. ilgili makam ve müdürlüklere çeşitli Zimmet Defterine kaydetmek suretiyle imza karşılığı akışını sağlamak,
e)- Belediyemiz müdürlüklerinden gelen ve belediyemiz dış müdürlüklerine gidecek olan evrakları imza karşılığı teslim almak, Zimmet Defterine kaydını yaparak ilgili müdürlük evrakçılarına imza karşılığı teslimini sağlamak, 
f)-Belediyemiz müdürlüklerinden gelen normal posta, iadeli taahhütlü posta ve tebliğ alındılarını kayıt numarası vermek suretiyle PTT’ye teslimini sağlamak,
g)-Başbakanlık Basımevinden gelen resmi gazeteleri günlük teslim almak ve zimmet karşılığında ilgili müdürlüklere teslimini sağlamak.
BÖLÜM III
DİĞER HÜKÜMLER

MADDE 9: Bu yönetmelik Belediye Meclisince kabul edilip yayımlandıktan sonra yürürlüğe girer.
MADDE 10: Bu yönetmelik hükümlerini Akyaka Belediye Başkanı yürütür